Trang chủ » Tin Tức

6 bước tốt nhất cho doanh nghiệp quản lý dụng cụ văn phòng phẩm

Thật khó để tạo ra một trật tự đối với hàng ngàn thứ với tính chất khác nhau, những đó là công việc mà người quản lý văn phòng phẩm của các doanh nghiệp phải thực hiện

Liên kết, phân phối đồ dùng cho các doanh nghiệp khiến văn phòng phẩm trở thành 1 yếu tố không nhỏ quyết định hiệu quả công việc, bởi vậy người quản lý phải nghĩ ra các phương án tiết kiệm tiền cần sử dụng cho nó nhưng phải đạt hiệu suất hoạt động cao nhất.Quy trình đưa ra dưới đây sẽ hữu ích với những doanh nghiệp đang tìm cách hiệu quả để quản lý dụng cụ văn phòng phẩm của mình.

Bước 1: Lập danh sách văn phòng phẩm hiện tại trong công ty

Nắm được số lượng văn phòng phẩm còn có trong công ty ở thời điểm hiện tại rất quan trọng và cũng bước đầu tiên bạn nên thực hiện.

Hiểu rõ về văn phòng phẩm của công ty cả về số lượng và chất lượng sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định chính xác trong các bước tiếp theo.

Bước 2: Liệt kê các dụng cụ cần thiết trong thời gian tới

Chi phí công ty được tiết kiệm hơn khi được chi tiêu vào các dụng cụ cần thiết nhất, với các dụng cụ văn phòng phẩm có nhu cầu cao trong các văn phòng bạn nên tăng số lượng mua đồng thời giảm bớt và loại trừ một số loại sẽ không cần thiết sử dụng.

Bước 3: Khuyến khích sử dụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm

Thông thường tại nhiêu công ty, các dụng cụ văn phòng phẩm chỉ sử dụng một lần rồi vứt đi trong khi vẫn còn khả năng tái sử dụng là một điều rất lãng phí.

Nên áp dụng rộng rãi điều này trong công ty, ngoài giảm thiểu tiền mua mới văn phòng phẩm còn giúp bảo vệ môi trường sạch đẹp.

Bước 4: Chọn nhà phân phối

Thị trường luôn tồn tại các mức giá khác nhau cho cùng một sản phẩm với chất lượng tương đương, việc tham khảo mức giá tại nhiều nhà phân phối khác nhau cũng như tham khảo giá tiền trên các trang web sẽ giúp bạn chọn được nhà phân phối uy tín đồng thời giá “mềm” nhất để tiết kiệm thêm một khoản chi phí cho công ty.

Bước 5: Quản lý nơi lưu trữ

Thông thường nếu không được tập trung tại một nơi cố định, dụng cụ sẽ bị phân tán khắp nơi cũng, kho nên rộng rãi và thoáng mát nhằm giữ chất lượng cho văn phòng phẩm quận 3 cũng như giảm thiểu các tai nạn cháy nổ không móng muốn.

Vì lưu giữ rất nhiều dụng cụ mà an toàn của kho trở nên rất quan trọng, ngoài việc cần sắp xếp cẩn thận số lượng và phân loại các dụng cụ trong kho nhằm trách sự lộn xộn và tiết kiệm thời gian tìm kiếm khi cần, thì yếu tố an toàn của kho cũng rất quan trọng, nên phân ra bộ phận bảo vệ kho riêng hay có các biện pháp đảm bảo an toàn như: Khóa cửa hay tìm người kiểm soát danh tính những người đã ra vào kho.

Bước 6: Duy trì kiểm soát số lượng văn phòng phẩm

Theo định kỳ, doanh nghiệp nên bắt đầu đánh giá số lượng dụng cụ một lần, việc này sẽ giúp bạn dự đoán thời gian hết của nhiều loại dụng cụ để kịp thời mua mới bổ sung cung như không bỏ lỡ các đợt sale từ các nhà phân phối.

Hy vọng công ty sản xuất văn phòng phẩm với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.

Bí quyết dành cho bạn có những chọn lựa dễ dàng nhất các vật phẩm văn phòng

Để cho công việc của các bạn thuận tiện nhất và không bị bê trễ thì các vật phẩm văn phòng luôn là những thứ rất rất cần thiết.Vì thế các vật phẩm văn phòng rất quan trọng trong công việc, việc chọn lựa chúng thế nào có chất lượng mà giá lại ổn định thì lại càng quan trọng hơn nữa.

Tại sao nên lựa chọn nhà cung cấp uy tín đồng bộ văn phòng phẩm. Các công ty hay doanh nghiệp hiện nay thường không có sản phẩm văn phòng dự trữ trước do thường mua trực tiếp sản phẩm nhỏ lẻ.Ngoài ra các doanh nghiệp thường không có kho hoặc diện tích kho nhỏ không đủ chứa thì mua trực tiếp sẽ hợp lý, nhưng khi có vấn đề công việc cần giải quyết gấp thì khá bất tiện khi phải trì hoãn, chờ đợi.

Khi đưa vào sử dụng các thiết bị văn phòng, theo thời gian và công năng sử dụng mà dần dần có thể gặp vấn đề hao mòn hay trục trặc hỏng hóc. Những lúc như vậy, bạn và các đồng nghiệp sẽ phải mất thời gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tới kiểm tra sửa chữa các loại máy móc thiết bị.

Hơn nữa, không phải bất kì khi nào công ty bạn cũng có thể ngay lập tức tìm kiếm trên internet hay liên lạc được ngay nhà cung cấp sửa chữa uy tín, đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đến kiểm tra luôn hiện tại.Thêm nữa, việc thanh toán mua bán số lượng lớn các loại văn phòng phẩm từ những nhà cung cấp uy tín bao giờ cũng sẽ có giá thành tiết kiệm phù hợp hơn nhiều khi mua nhỏ lẻ.

Sự lựa chọn đồng bộ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo được chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xử lý vấn đề và phong cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại sự hài lòng, tin tưởng cho doanh nghiệp, công ty.Và hãy dự trữ cho bạn một số đồ văn phòng thiết yếu đề phòng sự cố xảy ra.

Các loại sản phẩm văn phòng nên tránh

Các vật phẩm văn phòng có giá trị quá thấp so với thị trường: với các loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi, nhập lậu hoặc không có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, do đó không đảm bảo được chất lượng khi đưa vào sử dụng mà còn có thể gặp sự cố, gây hỏng các thiết bị.Công việc tại công ty bạn sẽ phải trì hoãn, gián đoạn khi gặp sự cố không đáng có.

Các sản phẩm văn phòng phẩm mang một bao bì mẫu khác: xuất hiện trôi nổi với mẫu mã khác và lạ nên bắt mắt trên thị trường, tuy vậy những sản phẩm này chỉ được mua bán lưu thông trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách hàng, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự biến mất khỏi thị trường. Các sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả, hàng nhái: những sản phẩm này chắc chắn kém chất lượng tuy nhiên có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, để nhận biết và phân biệt không hề dễ dàng với cả những người có kinh nghiệm.

Vì chất lượng kém nên thời gian văn phòng phẩm long an sử dụng hạn chế, thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc không đáng, bởi vậy gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp.Tóm lại, hãy lựa chọn sáng suốt một nhà cung cấp sản phẩm uy tín và đảm bảo chất lượng để không phải bỏ ra một số tiền lớp mà lại không có chất lượng mong muốn.

Những kinh nghiệm khi chọn các văn phòng phẩm.

Dưới đây là một số những lưu ý khi lựa chọn văn phòng phẩm.

Lựa chọn các sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng.

Giá cả ổn định, phù hợp và ít biến động.

Cách thức sử dụng đơn giản, dễ sửa chữa, thay thế khi gặp vấn đề, sự cố.

Hạn chế lựa chọn một loại sản phẩm.

Sản phẩm văn phòng phẩm từ thương hiệu uy tín.

Các nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu uy tín sẽ có kinh nghiệm và các văn phòng phẩm quận 10 nghiên cứu cụ thể đem đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, đem để sự yên tâm khi sử dụng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng đa dạng phong phú cho bạn lựa chọn.